効率的に仕事をこなすには

気づきの伝道師　藤井一規です。

 

雑多なことに追われがちな日々。

つい目の前の締め切りばかりに追われてしまうことも。

 

今日は、どのように優先度をつけ、スケジューリングしていくか

について考えていく。

 

＜ブログ＞

http://shitsumon-alacarte.com/mental/8845/

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「ことの『軽重』を分別する力こそ第一の資質である」

by新渡戸稲造（教育者、思想家）

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仕事に優先度をつけることは重要なこと。

しかし、以外と優先度をうまくつけられずに

日々の多忙に巻き込まれてしまっていることが

多いのではないでしょうか？

 

頑張っても時間ばかりかかって成果が出ない。

いつも期限に追い立てられているなんてことになったりする。

では、どうすればよいのだろう？

 

＜優先度の基準＞

 

その大きな理由は、優先度をどのようにつけるか、

そしてどの順番にこなしていくか、

基準を明確にもっていないからと言えそう。

 

もし基準が明確なら、

その基準に基づいて決めていくことが

できるからだ。

 

優先度を判断するために有効な基準となるものは、

重要度と緊急性とが軸となる。

 

まずは、一つ一つがどのあたりになるかマッピングしてみる。

 

第１領域は、重要で緊急性があるもの。

第２領域は、重要だが、緊急性は低いもの。

第３領域は、重要ではないが、緊急性があるもの。

第４領域は、重要ではないし、緊急性も低いもの。

 

重要度に応じて、大きな塊のものだと捉えることができる。

対して緊急性は、大きさとは関係がない。

色が違うと考えてみる。

 

＜一番たくさんこなすには＞

 

優先度を考えると、高いものだけを取り組んで、

低いものは全くの後回しにしてしまったりするが、

実はあまり効率がよくない。

 

入れ物が仕事をこなすための時間だとして、

入れ物の中に、大きな石、中くらいの石、小さな石、砂を詰めるとする。

もし、まず砂を詰め、次に小さな石、次に中くらいの石、そして大きな石

という順番で入れたとすると、

 

一番下の砂のところは、隙間がないが、

上に行くほど、隙間が増え、

全体をいれるための器はかなり大きくする必要がある。

 

しかし、まず、大きな石を詰め、次に中くらいの石を入れると、

大きな石同士の隙間に、中くらいの石が入っていく場合ができる。

もちろん隙間に入らず、上に乗るものもある。

 

そして小さな石を入れると、それまでに入っている石の隙間に

どんどんはいっていく。

 

さらに、砂を入れると、開いている隙間にどんどん詰まっていき、

器は、最初のやり方よりも、はるかに小さくて済む。

 

＜効率的なスケジュール＞

 

後からのやり方を考えてみると、

まず、大きな石、重要性の高いものの配置＝スケジュールを決める。

大きな石同士の順番は、重要度に緊急性を加味して考える。

 

その隙間に中くらいの重要度のものを

緊急性を加味して考えて配置する。

 

そして、小さなもの、あとは些末なものへと。

些末なものでも、緊急性のあることもある。

 

重要度が低いから、緊急性が低いからという理由で

全く対応しなかったり、後回しにすればよいというものではない。

大きな石の間に入れ込んでいけば、十分対応できることは多いはず。

 

また、納期ギリギリだけを基にせず、早めに取り組んだり、

相手からの重要度を考えたりして、順番を調整すれば

相手からの信頼を得たりすることができるはず。

 

こうして詰めていけば、従来とは比べ物にならないくらい

たくさんの成果を上げることができる。

 

【重要度、緊急度から、たくさん詰められるようにスケジュールを立てれば、効果的に仕事をこなせる】

★どんなスケジュールの立て方をしていますか？★

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